نکاتی که در زمان دریافت پروژه طراحی سایت باید رعایت کرد

اگر می‌خواهید کسب‌وکار آنلاین خود را راه‌اندازی کنید، به یک وب‌سایت حرفه‌ای و کاربرپسند نیاز دارید تا به‌ خوبی نمایانگر برند و خدمات شما باشد. با توجه به اهمیت بالای طراحی سایت در جذب مشتریان و حفظ اعتبار آنلاین، انتخاب یک تیم طراحی سایت مناسب و کارآزموده از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است!
اما قبل از شروع هر پروژه طراحی سایت، نکات و ملاحظات مهمی وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. این نکات نه تنها به تضمین کیفیت پروژه کمک می‌کنند، بلکه می‌توانند موجب جلوگیری از مشکلات احتمالی در طول فرآیند طراحی شوند. در این مقاله، به بررسی نکات مهمی که باید در زمان دریافت پروژه طراحی سایت رعایت شوند تا هم طراح سایت و هم کارفرما بتوانند به نتایج موردنظر دست یابند، خواهیم پرداخت. رعایت این اصول می‌تواند فرآیند طراحی سایت را روان‌تر و با نتایج موفق‌تری همراه سازد!

اقدامات مهم قبل از طراحی سایت

قبل از آن‌که فرآیند طراحی سایت رسماً آغاز شود، لازم است طراح سایت یا تیم توسعه‌دهنده، مجموعه‌ای از اقدامات کلیدی را مدنظر قرار دهند. این اقدامات مقدماتی، نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت پروژه ایفا می‌کنند و از بروز مشکلاتی مانند عدم شفافیت، نارضایتی مشتری، مسائل مالی یا اختلافات حقوقی در طول مسیر جلوگیری می‌کنند. در این مرحله، چه طراح تازه‌کار باشید و چه فریلنسر باتجربه، رعایت اصول حرفه‌ای و تنظیم دقیق شرایط، تضمین‌کننده موفقیت پروژه‌های آینده شما خواهد بود!

برای اطمینان از تسلط بر جنبه‌های فنی طراحی سایت، یادگیری مهارت‌هایی مانند کار با وردپرس یا کدنویسی HTML و CSS می‌تواند بسیار مفید باشد. این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌های‌تان را با کیفیت بالاتری اجرا کنید، اما نباید فراموش کنید که مدیریت پروژه و ارتباط مؤثر با مشتری نیز به همان اندازه اهمیت دارد. اگر نیاز به تقویت دانش فنی خود دارید، شرکت در دوره‌های آموزشی مانند دوره طراحی سایت با وردپرس و دوره HTML و CSS برای تسلط به مباحث فنی و رفع نیازها و باگ‌های پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا با اعتمادبه‌نفس بیشتری پروژه‌ها را پیش ببرید. در این بخش، به‌صورت مفصل به اقدامات مهمی که باید قبل از شروع طراحی سایت انجام شوند، می‌پردازیم.

فرآیند دریافت هزینه طراحی سایت از مشتری

یکی از اولین و حیاتی‌ترین اقداماتی که قبل از شروع هر پروژه باید انجام شود، شفاف‌سازی نحوه دریافت هزینه است. این موضوع هم از نظر مالی اهمیت دارد و هم از نظر ایجاد اعتماد میان طراح و کارفرما. پیشنهاد می‌شود پرداخت‌ها به‌صورت مرحله‌ای و با برنامه مشخص صورت گیرد. به عنوان مثال، دریافت ۳۰٪ مبلغ به‌عنوان پیش‌پرداخت پیش از آغاز کار، ۴۰٪ در مرحله پیش‌نمایش اولیه و ۳۰٪ باقی‌مانده پس از تحویل نهایی می‌تواند یک مدل پرداخت منطقی باشد.
همچنین توافق در مورد روش پرداخت (کارت‌به‌کارت، فاکتور رسمی، پرداخت از طریق درگاه‌های بانکی و…) باید از قبل مشخص شود تا در ادامه مسیر، دو طرف با ابهامی مواجه نشوند. این نظم در پرداخت نه تنها به مدیریت مالی پروژه کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود طراح با آرامش خاطر بیشتری روی کیفیت کار تمرکز کند.

خرید هاست و دامنه برای مشتری طراحی سایت

پیش از شروع فرآیند طراحی، باید مشخص شود که مشتری آیا قبلا هاست و دامنه‌ای خریداری کرده یا خیر. در صورت عدم تهیه این موارد، طراح می‌تواند با توجه به تجربه و نیازهای پروژه، پیشنهاداتی را برای انتخاب سرویس مناسب ارائه دهد. انتخاب هاست با کیفیت، تأثیر مستقیم بر سرعت، امنیت و پایداری سایت دارد. همچنین دامنه‌ای که انتخاب می‌شود باید با نام برند یا کسب‌وکار همخوانی داشته باشد.
اگر خرید هاست و دامنه برعهده طراح باشد، لازم است تمامی اطلاعات مالکیت از جمله دسترسی به کنترل پنل، ایمیل ثبت شده و اطلاعات تمدید، به‌صورت کامل در اختیار مشتری قرار گیرد. بسیاری از طراحان حرفه‌ای در پایان دوره طراحی سایت با وردپرس با این فرآیندها آشنا می‌شوند و می‌توانند با اطمینان بیشتری خدمات مشاوره‌ای ارائه دهند.

عقد قرارداد طراحی سایت با مشتری

بدون شک، تنظیم قرارداد مکتوب پیش از شروع پروژه یکی از مهم‌ترین اقدامات حرفه‌ای در طراحی سایت محسوب می‌شود. این قرارداد باید شامل مواردی چون شرح دقیق خدمات، مدت زمان اجرای پروژه، مراحل پرداخت، شرایط فسخ قرارداد، مسئولیت‌های دو طرف و همچنین مالکیت نهایی فایل‌ها و سورس‌کد باشد.
عقد قرارداد، علاوه بر اینکه به جلوگیری از اختلافات احتمالی کمک می‌کند، موقعیت شما را به‌عنوان یک متخصص حرفه‌ای نیز تقویت می‌نماید. حتی اگر پروژه به‌صورت دوستانه یا با آشنایان باشد، ثبت رسمی توافقات باعث شفاف‌سازی انتظارات می‌شود و روابط کاری را سالم نگه می‌دارد.

ایجاد اعتبار برای برند شخصی‌تان

پیش از شروع پروژه طراحی سایت، باید مطمئن باشید که برند شخصی شما دارای اعتبار کافی نزد مشتریان است. داشتن نمونه‌کارهای حرفه‌ای، رزومه شفاف، نظرات مثبت از مشتریان قبلی و حضور آنلاین قوی در پلتفرم‌هایی مانند لینکدین یا سایت شخصی، از عوامل بسیار مؤثر در جلب اعتماد هستند. اعتبار شما اولین چیزی است که مشتری درباره‌اش تحقیق می‌کند؛ بنابراین باید پیش از ارائه خدمات طراحی، به ساخت این تصویر مثبت توجه ویژه داشته باشید.
یکی از بهترین روش‌ها برای ایجاد اعتبار، شرکت در دوره‌های آموزشی معتبر و سپس به‌ اشتراک‌گذاری گواهی‌نامه‌ها و پروژه‌های انجام ‌شده در بسترهای حرفه‌ای است. این کار نه تنها توانمندی فنی شما را اثبات می‌کند، بلکه باعث می‌شود مشتریان با اطمینان بیشتری به شما پروژه بسپارند.

چه اطلاعاتی را باید به مشتری تحویل دهیم؟

پس از اتمام پروژه طراحی سایت، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های طراح یا تیم طراحی، تحویل کامل و شفاف اطلاعات مرتبط با وب‌سایت به مشتری است. این مرحله نه تنها نشان‌دهنده‌ حرفه‌ای بودن شماست، بلکه موجب ایجاد اعتماد بلندمدت و رضایت بیشتر مشتری خواهد شد.
اگرچه بسیاری از طراحان سایت تنها به تحویل ظاهر نهایی سایت اکتفا می‌کنند، اما واقعیت این است که اطلاعات فنی، دسترسی‌ها و مستندات مربوط به پروژه نیز از ارزش بالایی برخوردارند. در ادامه، مهم‌ترین اطلاعاتی که باید به مشتری تحویل داده شود را به تفکیک بررسی می‌کنیم.

دسترسی‌های مدیریتی و فنی

نخستین و اساسی‌ترین اطلاعاتی که باید تحویل داده شود، دسترسی کامل به پنل مدیریت وردپرس است. مشتری باید امکان مدیریت محتوای سایت، افزودن یا حذف صفحات، بارگذاری تصاویر و به‌روزرسانی افزونه‌ها را داشته باشد. همچنین دسترسی به کنترل ‌پنل هاست مانند CPanel یا DirectAdmin و پنل ثبت دامنه نیز باید در اختیار او قرار گیرد.
بدون تحویل این اطلاعات، عملا مالکیت فنی سایت از سوی مشتری محقق نمی‌شود. بهتر است تمامی این دسترسی‌ها در یک فایل مستند و مرتب در قالب PDF یا فایل رمزنگاری‌شده ارائه شود. این مستند‌سازی نه تنها باعث اطمینان مشتری می‌شود، بلکه به حفظ اعتبار حرفه‌ای شما نیز کمک خواهد کرد.

فایل‌های طراحی و سورس کد

در صورتی که در فرآیند طراحی سایت، کدنویسی اختصاصی یا طراحی UI/UX انجام شده است، تحویل سورس کد کامل و فایل‌های گرافیکی (مانند فایل‌های فتوشاپ یا Figma ضروری است). اگر بخشی از طراحی با استفاده از HTML و CSS نوشته شده باشد، باید نسخه نهایی آن به‌صورت کامل، طبقه‌بندی‌شده و همراه با مستندات تحویل داده شود.
در بسیاری از دوره‌های آموزشی به این نکته اشاره نمی‌شود که تحویل سورس کد، بخشی از تعهد حرفه‌ای طراح است. اما در عمل، مشتری انتظار دارد مالکیت کامل پروژه را داشته باشد تا در صورت نیاز، بتواند تغییراتی را در آینده اعمال کند یا پروژه را به توسعه‌دهنده‌ دیگری بسپارد.

آموزش مدیریت سایت

بسیاری از مشتریان پس از طراحی سایت، با نحوه مدیریت آن آشنایی ندارند. به همین دلیل، ارائه آموزش ساده و کاربردی برای کار با پنل مدیریت وردپرس، آپلود محتوا، ایجاد نوشته و تغییر تنظیمات پایه، می‌تواند ارزش افزوده‌ بالایی برای پروژه ایجاد کند.
شما می‌توانید این آموزش را به‌صورت فایل ویدئویی یا جلسه‌ زنده برگزار کنید. حتی در ادامه می‌توانید شرکت در دوره دیجیتال مارکتینگ را به مشتری پیشنهاد دهید، تا با اصول سئو، مدیریت شبکه‌های اجتماعی و تولید محتوا نیز آشنا شود و از سایت خود به‌درستی استفاده کند. این کار علاوه‌بر رضایت بیشتر مشتری، فرصت خوبی برای ارائه خدمات آموزشی و مشاوره‌ای در آینده خواهد بود.

اطلاعات مربوط به افزونه‌ها و قالب‌ها

در پروژه‌های طراحی سایت با وردپرس، معمولا از قالب‌ها و افزونه‌های مختلفی استفاده می‌شود. مشتری باید بداند کدام قالب نصب شده است و نسخه آن چیست، از چه افزونه‌هایی استفاده شده و چه تنظیماتی اعمال شده است.
همچنین اگر قالب یا افزونه‌ای به‌صورت لایسنس‌دار خریداری شده باشد، کلید فعال‌سازی آن نیز باید به مشتری تحویل داده شود. تحویل این اطلاعات، به‌ویژه در پروژه‌هایی که پشتیبانی طولانی‌مدت ندارند، اهمیت دوچندان دارد. با این کار، مشتری در صورت نیاز به پشتیبان جدید یا به‌روزرسانی سایت، به مشکلی برنمی‌خورد.

اطلاعات پشتیبان‌گیری و امنیت

در پایان، بسیار مهم است که نحوه پشتیبان‌گیری سایت (Backup) و نکات امنیتی به مشتری توضیح داده شود. اگر برای مشتری سیستم بکاپ‌گیری خودکار تنظیم کرده‌اید، باید جزئیات آن را همراه با محل ذخیره فایل‌ها مشخص کنید. همچنین اطلاعات ورود به ابزارهای امنیتی (مثل افزونه Wordfence یا iThemes Security ) باید به‌طور کامل در اختیار او قرار گیرد.

چه اطلاعاتی را می‌توانم به مشتری تحویل ندهم؟

گرچه اصل شفافیت و صداقت در تحویل اطلاعات به مشتری اهمیت بالایی دارد؛ اما برخی اطلاعات به دلایل قانونی، فنی یا امنیتی قابل ارائه نیستند یا ضرورتی برای تحویل آن‌ها وجود ندارد. دانستن این مرزها برای هر طراح سایت یا فریلنسر بسیار مهم است تا هم از بروز سوتفاهم با مشتری جلوگیری کند و هم از حقوق حرفه‌ای خود محافظت نماید. در ادامه به مهم‌ترین مواردی که می‌توانید از تحویل آن‌ها به مشتری خودداری کنید، اشاره می‌کنیم.

فایل‌های خام طراحی گرافیکی اختصاصی

اگر در فرآیند طراحی سایت از طرح‌های گرافیکی اختصاصی استفاده کرده‌اید؛ مانند فایل‌های فتوشاپ، XD، Figma یا Illustrator و این موارد به‌طور جداگانه در قرارداد ذکر نشده‌اند، موظف به تحویل فایل‌های خام نیستید. معمولا طراحان تنها خروجی نهایی گرافیکی (مثلا تصاویر بهینه‌شده برای وب یا فایل‌های CSS/HTML آماده‌شده) را تحویل می‌دهند.
در بسیاری از موارد، فایل‌های خام حاوی لایه‌های کاری، جزئیات طراحی و منابع شخصی طراح هستند که افشای آن‌ها می‌تواند امکان بازتولید یا ویرایش طرح توسط اشخاص دیگر را فراهم کند. اگر مشتری نیاز به این فایل‌ها داشته باشد، می‌توانید در ازای مبلغ جداگانه یا طی توافق جدید، آن‌ها را ارائه دهید.

اطلاعات دسترسی شخصی یا مشترک طراح

بعضی طراحان از ابزارها، افزونه‌ها یا لایسنس‌هایی استفاده می‌کنند که تحت یک حساب کاربری شخصی یا مشترک قرار دارد. برای مثال، قالب‌های خریداری‌شده از سایت‌های خارجی، ابزارهای مدیریت پروژه یا حتی هاست اشتراکی ممکن است تحت مالکیت مستقیم طراح باشند. در این موارد، انتقال کامل اطلاعات یا دسترسی به حساب کاربری، ممکن است حقوق سایر مشتریان یا اطلاعات شخصی طراح را در معرض خطر قرار دهد.
در چنین حالتی بهتر است فقط خروجی مورد نیاز مشتری (مثلا قالب فعال شده یا فایل آماده استفاده) را تحویل دهید و از ارائه اطلاعات ورود به حساب‌های مرکزی خودداری کنید.

اسکریپت‌ها یا کدهای اختصاصی توسعه‌ یافته

در صورتی که در فرآیند طراحی سایت از اسکریپت‌ها، توابع یا کدهای اختصاصی استفاده کرده‌اید که حاصل تجربه و کار فنی خودتان هستند، نیازی نیست که تمامی آن‌ها را به‌صورت سورس کامل تحویل مشتری دهید؛ مگر اینکه در قرارداد تصریح شده باشد. این کدها ممکن است بخشی از «سرمایه فکری» شما باشند که در پروژه‌های آینده نیز قابل استفاده هستند.
با این حال، اگر مشتری نیاز به ویرایش یا توسعه‌ سایت در آینده داشته باشد، پیشنهاد می‌شود نسخه‌ای از کد نهایی سایت را در قالب فایل خروجی (نه لایه به لایه یا کامل) در اختیار او قرار دهید تا تداخلی در مالکیت فکری شما ایجاد نشود، اما سایت از نظر فنی قابل استفاده باقی بماند.

یادداشت‌ها، فایل‌های تست و اطلاعات کاری داخلی

در طول طراحی سایت، معمولا فایل‌های آزمایشی، نسخه‌های پیش‌نویس، تست‌های اولیه یا اسناد داخلی تهیه می‌شوند. این اطلاعات جنبه‌ کاری و پشتیبانی دارند و الزام قانونی یا اخلاقی برای تحویل آن‌ها به مشتری وجود ندارد. حتی در برخی موارد، انتشار این اطلاعات ممکن است باعث گیج شدن مشتری یا دخالت او در فرآیند طراحی شود.
بهتر است تنها نسخه نهایی تأییدشده را همراه با مستندات کلیدی تحویل دهید و از در اختیار گذاشتن فایل‌های نیمه‌کاره یا پیش‌نویس پرهیز کنید، مگر اینکه مشتری به‌صورت خاص درخواست دهد و با هدف همکاری فنی باشد.
در نهایت، تعادل میان شفافیت با مشتری و حفظ حقوق حرفه‌ای، نیازمند مدیریت دقیق و ارتباط سازنده است. اگر در قرارداد از ابتدا مواردی که تحویل داده می‌شود و نمی‌شود به‌طور شفاف ذکر شود، این قبیل مسائل به مشکلی تبدیل نخواهند شد.

سخن پایانی

دریافت پروژه طراحی سایت، تنها به مهارت‌های فنی و تسلط بر ابزارهای طراحی محدود نمی‌شود، بلکه شامل مجموعه‌ای از اقدامات مدیریتی، حقوقی، ارتباطی و تحلیلی است. از بررسی اولیه نیازهای مشتری، تا عقد قرارداد حرفه‌ای، تعیین شرایط پرداخت، تهیه هاست و دامنه و نهایتا تحویل اطلاعات لازم به مشتری، همگی مراحلی هستند که کیفیت نهایی پروژه و رضایت طرف مقابل را تضمین می‌کنند. در عین حال، طراح سایت باید با مرزهای حرفه‌ای خود آشنا باشد و بداند که چه اطلاعاتی را به دلایل فنی یا حقوقی می‌تواند نزد خود نگه دارد.
در نهایت، داشتن برنامه‌ریزی، مستندسازی و رفتار حرفه‌ای با مشتریان، مسیر موفقیت در دنیای طراحی سایت را هموار می‌سازد. اگر به‌تازگی وارد این حوزه شده‌اید یا قصد توسعه فعالیت‌های خود را دارید، پیشنهاد می‌شود با شرکت در دوره‌های تخصصی مانند طراحی سایت با وردپرس، HTML وCSS، یا حتی دوره دیجیتال مارکتینگ، مهارت‌های فنی و مدیریتی خود را به سطح بالاتری ارتقا دهید.